Conforme já adiantado, a Know2Grow vai agora em 2021 avançar com a digitalização do arquivo dos seus clientes. Esse processo tem vindo a ser testado ao longo dos últimos meses, e neste momento estamos em condições de garantir a correta agilização de todos os sistemas de comunicação necessários, bem como o estrito cumprimento das apertadas normas legais e de segurança digital em vigor.
Este processo exigiu um forte investimento em hardware e software, e é consequência de uma série de alterações conceptuais e processuais que temos vindo a implementar desde 2018. Acreditamos que este será o caminho inevitável da contabilidade a médio prazo, e seguimos desde já por esta via que permitirá uma melhor comunicação bi-direccional entre a Know2Grow e os clientes, maior celeridade no envio da informação e facilidade de arquivo e acesso ao mesmo.
A publicação do Decreto-Lei nº 28/2019, de 15 de fevereiro, veio introduzir alterações significativas às regras de faturação e arquivo. O objetivo destas alterações está relacionado com a necessidade de harmonização dos procedimentos de conservação e arquivo dos documentos de suporte. Uma das principais medidas deste diploma aponta para a possibilidade de criação e utilização simplificada do arquivo eletrónico, com a introdução da digitalização dos documentos em papel.
Conforme previsto no art.º 23.º do referido decreto-lei, os documentos de transporte, recibos e quaisquer outros documentos de conferência de mercadorias ou de prestação de serviços que se apresentem em formato papel podem ser digitalizados e arquivados em formato eletrónico. Estão previstos requisitos e condições genéricas para se realizarem as operações de digitalização e arquivo eletrónico, devendo ser executadas com o rigor técnico necessário à obtenção e reprodução de imagens perfeitas, legíveis e inteligíveis dos documentos originais, sem perda de resolução e informação, de forma a garantir a sua consulta e reprodução em papel ou outro suporte eletrónico.
Após a digitalização dos documentos, de acordo com os requisitos e condições definidas legalmente, é possível efetuar a destruição dos originais emitidos ou recebidos em papel. Para as faturas recebidas de fornecedores, essa destruição apenas pode ser efetuada após ter sido exercido o direito à dedução do IVA, se for o caso, e efetuado o registo contabilístico da operação e do IVA deduzido. Após a destruição dos originais, para efeitos fiscais, as reproduções integrais em papel, obtidas a partir dos arquivos em formato eletrónico, têm o valor probatório desses documentos originais.
Acreditamos fortemente na melhoria da qualidade dos nossos outputs que esta alteração irá gerar, bem como na facilidade de entrega, arquivo e consulta da documentação pelo lado dos clientes, e ficamos ao dispor para o esclarecimento de quaisquer questões.
Luciano Rodrigues
CC 84643
